Con il passaggio dall’evento fisico all’evento ibrido o digitale il dubbio che ogni cliente ci pone è come stimolare networking e interazione tra i partecipanti nell’online.

Affinchè un evento da remoto sia davvero coinvolgente è necessario un lavoro di pianificazione prima, durante e post evento e un’attenta selezione dei protagonisti.
Cinque buone pratiche sperimentate nel corso dei nostri team building:

- Aspettativa
La comunicazione pre-evento nell’online è fondamentale per garantire un’alta attendance all’evento, fattore che spesso nel virtuale può essere soggetto a forti oscillazioni.
Per promuovere l’evento è necessario combinare una messaggistica con contenuti e risorse visive che persuadano gli ospiti a partecipare.
I contenuti creativi utilizzabili variano in funzione del budget disponibile, della tipologia dell’evento e soprattutto della provenienza della platea:

• Call to action. Indurre l’invitato a compiere un’azione e mantenere alta la sua attenzione dalla mail d’invito sino al giorno dell’evento. Risorse utili in tale senso: il racconto della costruzione dell’evento, dalla storia ai personaggi coinvolti, il dietro le quinte con immagini del live tv set e degli addetti al lavoro, indizi sul contest e sulla creatività prevista, tutto quello che anticipi l’esperienza e la sua unicità generando curiosità.
• Gift bags. Se l’evento lo consente l’invio di gift bags che includano materiali utili per l’esperienza e piccoli omaggi è, nell’evento fisico come nel virtuale, una strategia sempre vincente.
• Gift cards. Sono uno strumento molto valido nel virtuale in quanto compatibili con la tutela della privacy del domicilio e per la promozione dell’evento purchè il loro utilizzo da parte dei partecipanti sia guidato e contestualizzato dall’organizzatore. Il ricorso alle gift cards è particolarmente indicato nelle prove creatività.

- Durata e timeline evento
Teoria e pratica dimostrano che per l’attenzione ottimale una durata massima di 45 minuti per sessione è il tempo ideale dell’evento e lascia spazio per la gestione delle Q&A.

- Presentatore e regia
La scelta di un presentatore carismatico e una regia strutturata sono fattori di grandissima rilevanza per il successo dell’evento digitale. Il master of ceremonies è colui che guida, incuriosisce e coinvolge costantemente gli ospiti a partecipare tramite chat pertanto ha un ruolo determinante.
Il Master of ceremonies deve:

• conoscere approfonditamente le modalità di gestione della piattaforma scelta
• avere esperienza e skills negli argomenti trattati, meglio se documentate in rete. La scelta di un media influencer come presentatore ha infatti il beneficio di accrescere l’interesse dei partecipanti nel pre-evento e favorire l’interazione in chat
• contare di una regia dell’organizzatore che lo supporti nel corso dell’evento fornendo in tempo reale, in private chat, spunti che favoriscano l’interazione dei partecipanti in funzione del target clienti, dell’andamento dell’ evento e del coinvolgimento della platea. Fondamentale per assicurare un’esperienza immersiva invitare spesso gli ospiti a dare via chat feedback dei vari momenti dell’evento in corso, a raccontare e raccontarsi, e, soprattutto per gli eventi food & wine, a condividere l’esperienza.

- Creatività
L’alternanza di momenti di lavoro a momenti creativi è importante per mantenere alta l’attenzione all’evento.
Diversi gli strumenti per stimolare la creatività nel virtuale. Quale scegliere è funzione del numero totale partecipanti, della tipologia evento, se sia totalmente virtuale o ibrido, del luogo da cui  si stima gli invitati si colleghino:

• Pressure test. E’ uno degli strumenti più flessibili, eseguibile in qualsiasi condizione, completamente customizzabile è una prova di creatività a tema e a tempo che i partecipanti sono chiamati ad eseguire utilizzando gli elementi disponibili nel luogo in cui si trovano, o  i materiali acquistati tramite gift cards  nella fase pre – evento, fino alla realizzazione di un lavoro finito da presentare e fotografare.
• Wheel of names e Polling. Molto semplici da realizzare per una maggiore interattività, sopratutto negli eventi di food & wine, essi consentono agli ospiti di essere coinvolti costantemente, tutti o solo alcuni ad estrazione, come accade nella wheel of names, in una serie di quiz a tema a cui rispondere durante lo svolgimento della sessione.

Tali strumenti richiedono un supporto regia importante per coordinamento e messa in opera.

- Ricompensa e condivisione
La fissazione di una serie di piccoli premi e riconoscimenti per i partecipanti da corrispondere in base al coinvolgimento mostrato, ai risultati della prova creativa o alle risposte date al polling, e la fissazione di un momento di premiazione dedicato accrescerà la motivazione a restare sino alla fine dell’evento e la volontà di condividere l’esperienza sui canali social.

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