Team building virtuali di successo: come aumentare l’engagement all’evento con i box esperienza

Box esperienza The Traveller Chef
Conosciute anche con il nome di Welcome kit le gift bags hanno avuto da sempre un ruolo fondamentale negli eventi e team building aziendali.

Consegnate all’ingresso per accompagnare l’ospite all’evento sono sempre state composte per lo più da gadget di cancelleria e affini.

Con l’avvento dei team building virtuali e degli eventi phygital o ibridi, il loro ruolo è diventato primario: non più contenitori di oggetti statici ma dispensatrici di un’esperienza.
Nascono i box esperienziali, scatole speciali in grado con i loro oggetti di coinvolgere l’ospite nell’esperienza già prima dell’evento stesso, una call to action con cui accrescere le aspettative e quindi anche l’attendance all’evento.

Uno dei punti fondamentali dell’evento digitale è infatti la capacità dell’azienda/agenzia incaricata di convertire, cioè trasformare gli inviti in partecipazioni effettive all’evento.

I box esperienziali, in questa fase, rappresentano il vero valore aggiunto.

Dal box di bartending per il cocktail challenge online al painting kit per il virtual art tour o al box  materie prime e attrezzatura per il cooking, cosa inserire in una gift bag esperienziale per un team building da remoto di successo?

Ecco i nostri spunti:

Creare uno storytelling del contenuto
I kit esperienziali devono raccontare una storia.
Ogni oggetto all’interno della bag deve rappresentare:

  • il mood dell’evento
  • il dietro le quinte
  • il legame tra l’evento e l’azienda cliente

Importante dare attenzione ai personaggi soprattutto se abbiamo investito in celebrities: inserire nel box una breve Bio del conduttore/esecutore dell’attività in cui si rimanda al suo sito o meglio ancora,  se il budget lo consente, una sua pubblicazione, un testo che richiami l’esclusività dell’esperienza che ogni ospite sta per vivere, incuriosisce e ingaggia.

Dare un tempo di utilizzo ad ogni oggetto
Gli oggetti del kit esperienziale sono preparatori all’attività che si andrà a svolgere e quindi prevedono un loro uso prima, durante e dopo l’evento.
L’esistenza di questa sequenza temporale è fondamentale per incentivare la call to action e per il follow up finale.
Importante inserire un particolare che accompagni l’ospite prima e anche dopo l’esperienza creando un ricordo.

Personalizzazione
Rispetto alle classiche welcome bags, i kit esperienziali, soprattutto di tipo food & wine vanno differenziati in base all’ospite.
Ciò significa valutare eventuali intolleranze, regimi speciali e gusti di ogni partecipante e scegliere gli articoli in funzione di questi aspetti. Questo implica la conoscenza dell’ospite e soprattutto un basso numero di partecipanti.
Nel caso di eventi aziendali con grandi numeri quindi occorre ragionare al contrario, partire da un progetto di box esperienza che sia il più neutro possibile in modo da essere adatto a tutti i partecipanti.

Locale è meglio che globale
Nella selezione dei fornitori per i prodotti del box, dove possibile, prediligiamo l’artigianalità, l’identità locale, la nicchia, soprattutto, e ne esistono tanti, se sono partners riconosciuti ed hanno una buona capillarità di distribuzione.
Artigianalità è sinonimo di ricerca e attenzione al dettaglio.

Programmare la spedizione
Le goodie bags esperienziali, sia per eventi fisici che online, ha un ruolo chiave anche nel pre-evento, importante pertanto monitorare i tempi di spedizione e di arrivo e accompagnare l’invio con messaggi via mail e, dove possibile, con telefonate di conferma arrivo al cliente.

Qualunque sia l’idea creativa il box esperienza è il modo con cui l’azienda comunica se stessa e quanto ciascun ospite sia importante, come tale va progettata nei colori, nel confezionamento, nella ricerca del particolare che renda ciascun invitato il protagonista.