Team building virtuali di successo: come aumentare l’engagement all’evento con i box esperienza

Box esperienza The Traveller Chef
Conosciute anche con il nome di Welcome kit le gift bags hanno avuto da sempre un ruolo fondamentale negli eventi e team building aziendali.

Consegnate all’ingresso per accompagnare l’ospite all’evento con una selezione di gadget da utilizzare per l’attività prevista, più e meno brandizzati o sponsorizzate, sono sempre state composte per lo più da oggetti di cancelleria e affini.

Con l’avvento dei team building virtuali e degli eventi phygital o ibridi, il loro ruolo è cambiato: non più contenitori di oggetti ma dispensatrici di esperienze.
Nascono i box esperienziali, oggetti che inducano esperienze, che coinvolgano l’ospite già da prima dell’evento, una call to action con cui accrescere le aspettative e quindi anche l’attendance all’evento.

Uno dei punti principali della dimensione digitale è infatti la capacità dell’azienda/agenzia incaricata di convertire, cioè trasformare gli inviti in partecipazioni effettive, i box esperienziali in questo processo rappresentano il valore aggiunto.

Dal box bartending per il cocktail challenge online al painting kit per il virtual art tour, come creare una gift bag esperienziale per un evento aziendale o team building da remoto di successo?

Ecco i nostri spunti:

Contenuto
I kit esperienziali devono raccontare una storia.
Il contenuto descrive in ogni oggetto all’interno della bag:

  • il mood dell’evento
  • il dietro le quinte
  • il legame tra tema scelto e azienda cliente

Importante  dare attenzione ai personaggi soprattutto se abbiamo investito in celebrities: inserire una breve Bio del conduttore/esecutore dell’attività in cui si rimanda al sito o meglio ancora,  se il budget lo consente, una sua pubblicazione, un testo che richiami il tema dell’esperienza.

Propedeuticità
Gli oggetti del kit esperienziale sono preparatori all’attività che si andrà a svolgere ed utilizzabili prima, durante e dopo l’evento.
L’esistenza di una sequenza temporale è fondamentale per creare la call to action e per il follow up finale.
Quindi importante inserire un particolare che accompagni l’ospite prima e anche dopo l’esperienza creando un ricordo.

Personalizzazione
Rispetto alle classiche welcome bags, i kit esperienziali, soprattutto se di tipo food & wine vanno personalizzati.
Ciò significa valutare eventuali intolleranze, regimi speciali e gusti di ogni partecipante e differenziare alcuni articoli in funzione di questi aspetti.
Questo implica la conoscenza dell’ospite e soprattutto un basso numero di partecipanti.
Nel caso di grandi numeri quindi occorre ragionare al contrario, partire dal progetto e utilizzare per l’evento food & wine un tema il più possibile neutro che consenta di creare box esperienziali validi per tutti i partecipanti.

Locale è meglio che globale
Nella selezione dei fornitori dei prodotti legati all’esperienza, dove è possibile, prediligiamo l’artigianalità, l’identità locale, la nicchia, soprattutto, e ne esistono tanti, quando sono partners riconosciuti ed hanno una buona capillarità di distribuzione.
Artigianalità è sinonimo di ricerca e attenzione al dettaglio.

Spedizione
Le goodie bags esperienziali, sia per eventi fisici che online, vanno inviate prima dell’attività al domicilio degli ospiti.
Importante pertanto monitorare i tempi di spedizione e di arrivo e accompagnare l’invio con messaggi via mail e, dove possibile, con telefonate di conferma arrivo.

Qualunque sia l’idea creativa la goodie bag è il modo con cui l’azienda comunica sè stessa e quanto ciascun ospite sia importante, come tale va progettata nei colori, nel confezionamento, nella ricerca del particolare che renda ciascun invitato il protagonista.