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Cosa sapere per organizzare il Christmas Party online

Tempo di Natale, tempo di Christmas party e, dato il momento storico, il team building non può che essere online!
Cosa sapere allora sull’organizzazione dell’evento aziendale di Natale e come scegliere quello più adatto alle proprie esigenze, ecco 5 domande da porsi:

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Luogo da cui avviene il collegamento
La maggior parte dei colleghi ad oggi è in smart working ma una parte può continuare invece ad essere presente in sede. E’ importante stabilire quindi dove si trovino tutti i partecipanti il giorno del team building di Natale.
Sicuramente una situazione casalinga è da preferirsi per gli eventi di team cooking e cocktail class online per i quali la possibilità di uso di una cucina  è importante.
Per i collegamenti da ufficio soluzioni di virtual art tour, wine tasting o escape room a squadre sono preferibili.
In ques’ultimo caso l’evento dovrà prevedere l’invio di box completi di quanto necessario per lo svolgimento dell’attività, fattore che, oltre ad essere necessario dato il luogo del collegamento, accresce anche le aspettative dei partecipanti stimolando curiosità e coinvolgimento all’evento.

Orario di inizio evento
Diversamente dagli eventi aziendali in presenza nel team building online è necessario prendere in considerazione due elementi per determinare l’orario giusto dell’attività:

  • Nazionalità dei partecipanti. Nel caso di coinvolgimento di colleghi da paesi extra UE può essere importante valutare la realizzazione di due sessioni separate, una per il collegamento dall’Europa ed una adatta ai differenti fuso orario.
  • Possibile presenza di conviventi in casa e quindi la necessaria condivisione di alcuni ambienti in fasce orarie come quella di pranzo o di cena. Il tardo pomeriggio o la primissima serata pertanto sono sempre da preferire.

Piattaforma di video conferenza e live streaming
Ad oggi gran parte dei team building aziendali online sono eseguiti su piattaforme  di videoconferenza standard, da Zoom a Microsoft teams, con buona resa e diverse funzionalità acquistabili secondo le esigenze del cliente. Tuttavia nel caso dei team building di Natale online, quando si tratti di evento completo, preceduto da sessioni istituzionali o presentazioni di risultati annuali, con il coinvolgimento di dipendenti e clienti finali, è consigliabile acquistare un dominio di terzo livello personalizzato per l’evento con una piattaforma interna per webinar e team building.
Ciò consente all’azienda di dare una visione più strutturata dell’intera attività, con un calendario visualizzabile di interventi e attività ed una parte dedicata alla registrazione degli ospiti, e di customizzare completamente contenuti grafici e di prodotto.
Importante anche la valutazione del live streaming; il live streaming è, soprattutto nel caso di un Christmas party, un forte elemento di interazione e networking ma porta con sè anche una serie di incertezze, dalla qualità del collegamento alle capacità di gestione dei tempi e della chat di ciascun relatore pertanto, quando l’evento preveda più sessioni, può essere auspicabile, per quelle istituzionali, che alcune di esse siano videoregistrate piuttosto che live.

Materie prime
Nell’organizzazione del Christmas party, quando prevede un team building a tema cooking, wine o cocktail, la preparazione di kit ingredienti è un elemento importante di completamento.
Malgrado gli eventi possano essere eseguiti anche con l’acquisto delle materie prime da parte dei partecipanti, l’invio di kit al domicilio che contengano materiali e piccoli omaggi è,  soprattutto in occasione del Natale, quando budget e tutela dei dati sensibili lo consentano, una forma di comunicazione e promozione pre-evento fondamentale per accrescere l’attendance e indurre gli ospiti all’azione.

Formula di intrattenimento
In ogni attività team building di Natale online che abbia una durata superiore ai 45 minuti e voglia essere partecipativa è importante inserire call to action per i partecipanti in media ogni 15 minuti. Ciò serve a tenere alta l’attenzione e l’interazione, soprattutto in caso di grandi numeri di ospiti che, al fine di una miglior resa della banda nel live streaming, sono chiamati ad avere audio e video spenti.
Tante le soluzioni di intrattenimento, diverse in funzione del momento dell’attività; dal racconto a tema, al polling, al pressure test, al contest creativo a tempo, ed un unico consiglio da applicare, che usiate Zoom o una piattaforma personale un ottimo conduttore dell’evento ed una regia valida che effettui il coordinamento sono elementi fondamentali.

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Nuove idee per Team building di Natale online

La chiusura degli eventi aziendali in presenza e la volontà di continuare a fare networking e riunire i colleghi per celebrare le festività seppur in tempi difficili hanno reso necessaria la pianificazione di nuove formule di intrattenimento online per il Christmas Party 2020.
Nel progettare soluzioni coinvolgenti per gli auguri tutti assieme da remoto  siamo partiti da una domanda fondamentale; quali  sono le esperienze che da sempre ci riportano alla tradizione natalizia?
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Nasce così Cocktails & finger food per Natale, nulla è più tradizionale dell’aperitivo natalizio e abbiamo pensato di renderlo interattivo, preparandolo assieme in diretta, utilizzando aromi e ingredienti tipici delle feste e mixando distillati speciali per il cocktail finale.
Alzare il calice alla fine di un meeting e brindare al Natale, un classico delle feste, perchè non viverlo direttamente in cantina guidati da alcuni tra i migliori produttori di bollicine italiane?
Natale in cantina è un viaggio virtuale tra Franciacorta, Valtènesi e Oltrepò Pavese per visitare dal vivo il territorio dello spumante italiano, mettere alla prova i sensi in uno speciale wine tasting online e scoprire i migliori abbinamenti cibo/vino per i menù delle festività.
Ed è  proprio la voglia di ritornare a viaggiare e vivere esperienze ad oggi impossibili che ha ispirato Natale ad arte, un evento virtuale esclusivo dove, guidati da una curatrice d’arte, i partecipanti possono esplorare in diretta live mostre non più accessibili, luoghi e bellezze d’Italia difficilmente raggiungibili, concludendo l’esperienza con un esclusivo aperitivo a tema preparato in diretta con i nostri chef. Profumi, cibo, cocktails, bollicine, musica natalizia ed il  regalo finale, un momento da vivere assieme e ricordare.

Questi sono i dettagli che per noi rappresentano il Natale e grazie al sostegno di staff, partner e nuove tecnologie siamo riusciti a renderli evento.

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