Come organizzare l’evento aziendale di Natale online?

Ecco cosa sapere per progettare con successo il team building da remoto per le feste;

Luogo da cui avviene il collegamento
La maggior parte dei colleghi ad oggi è in smart working, alcuni invece continuano ad essere presenti in sede. E’ importante stabilire quindi dove si trovino tutti i partecipanti il giorno del team building di Natale.
Sicuramente una situazione casalinga è da preferirsi per gli eventi di team cooking e cocktail class online per i quali la possibilità di uso di una cucina  è importante.
Per i collegamenti da ufficio attività di virtual art tour, wine tasting o escape room a squadre sono preferibili.
In ques’ultimo caso l’evento dovrà prevedere l’invio di box completi di quanto necessario per lo svolgimento dell’attività, fattore che, oltre ad essere necessario dato il luogo del collegamento, accresce anche le aspettative dei partecipanti stimolando curiosità e coinvolgimento all’evento.

Orario di inizio evento
Diversamente dagli eventi aziendali in presenza nel team building online è necessario prendere in considerazione due elementi per determinare l’orario giusto dell’attività:

• Nazionalità dei partecipanti. Nel caso di coinvolgimento di colleghi da paesi extra UE può essere importante valutare la realizzazione di due sessioni separate, una per il collegamento dall’Europa ed una adatta ai differenti fuso orario.
• Possibile presenza di conviventi in casa e quindi la necessaria condivisione di alcuni ambienti in fasce orarie come quella di pranzo o di cena. Il tardo pomeriggio o la primissima serata pertanto sono sempre da preferire.

Piattaforma di video conferenza e live streaming
Ad oggi gran parte dei team building aziendali online sono eseguiti su piattaforme  di videoconferenza standard, da Zoom a Microsoft teams, con buona resa e diverse funzionalità acquistabili secondo le esigenze del cliente. Tuttavia nel caso dei team building di Natale online, quando si tratti di evento completo, preceduto da sessioni istituzionali o presentazioni di risultati annuali, con il coinvolgimento di dipendenti e clienti finali, è consigliabile acquistare un dominio personalizzato per l’evento dotato della propria piattaforma interna per webinar e team building.
Ciò consente all’azienda di dare una visione più strutturata dell’intera attività, con un calendario visualizzabile di interventi e attività ed una parte dedicata alla registrazione degli ospiti, nonchè di customizzare completamente contenuti grafici e di prodotto.
Importante anche la scelta tra live streaming e registrazione; il live streaming è, soprattutto nel caso di un Christmas party, un forte elemento di interazione e networking ma porta con sè anche una serie di incertezze, dalla qualità del collegamento alle capacità di gestione dei tempi e della chat di ciascun relatore pertanto, quando l’evento preveda più sessioni, può essere auspicabile, per quelle istituzionali, che alcune di esse siano videoregistrate piuttosto che live.

Materie prime
Nell’organizzazione del Christmas party, quando prevede un team building a tema cooking, wine o cocktail, la preparazione dei box ingredienti è un elemento importante di completamento.
Malgrado gli eventi possano essere eseguiti anche con l’acquisto delle materie prime da parte dei partecipanti, l’invio di kit al domicilio che contengano tutti i materiali e piccoli omaggi è,  soprattutto in occasione del Natale, una forma di comunicazione e promozione pre-evento fondamentale per accrescere le aspettative e indurre gli ospiti all’azione e partecipazione

Formula di intrattenimento
In ogni attività team building di Natale online che abbia una durata superiore ai 45 minuti e voglia essere partecipativa è importante inserire call to action per i partecipanti in media ogni 4 minuti. Ciò serve a tenere alta l’attenzione e l’interazione, soprattutto in caso di grandi numeri di ospiti che, al fine di una miglior resa della banda nel live streaming, sono chiamati ad avere audio e video spenti.
Tante le soluzioni di intrattenimento, diverse in funzione del momento dell’attività; dal racconto a tema, al polling, al pressure test, al contest creativo a tempo, ed un unico consiglio da applicare, che usiate Zoom o una piattaforma personale un ottimo conduttore dell’evento ed una regia valida per il coordinamento sono elementi fondamentali.

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