Secondo le più recenti statistiche sono disponibili in Italia oltre 5600 location per il corporate. Come scegliere quella giusta? Ecco i 5 punti essenziali da considerare
Nella progettazione di un evento corporate, viaggio incentive o team building aziendale la location non è solo cornice ma elemento chiave per l’engagement degli ospiti.
Il 70% dei clienti seleziona la location via web in base all’idea di evento, a luogo e budget previsto, quali fattori considerare nella selezione:
1. Individuazione del concept ed esperienza
Cosa è importante che racconti l’evento.
La location perfetta non esiste, esiste quella migliore in relazione a mood evento, valori da trasmettere, target invitati (età, tipologia, profilo professionale)
Effettuare un sopralluogo della struttura, che può essere fisico o virtuale, è momento imprescindibile per percepire dal vivo la correttezza o meno della scelta fatta via web, la rispondenza del “contenitore” al contenuto che si vuole dare al proprio evento
Il contenitore è un elemento di amplificazione dell’esperienza attiva che si sceglierà di organizzare per il partecipante e che di fatto costituirà il successo dell’evento.
Location ed esperienza devono essere interagenti, pensati e organizzati come unicum
2. Estetica, atmosfera, nuovi trend
Il mercato location è in costante aggiornamento in funzione di nuovi modelli, spesso dettati da social e influencer, e della stagionalità evento.
Ciò consente una scelta ampia di soluzioni. Importante intercettare i nuovi trend di periodo e ricercare spazi fuori dall’ordinario che ne siano interpreti e in linea con il brand
Alcune idee location:
– Spazi immersivi: uno dei più recenti trend, location a tecnologia immersiva composta da proiezioni multiple sincronizzate per creare sfondi a 360 gradi personalizzabili capaci di coinvolgere gli ospiti, garantendo l’effetto wow ed un duraturo ricordo dell’evento
– Location botaniche: serre, giardini d’inverno, orti botanici sono la giusta scelta per eventi originali e a tema sostenibilità
– Mezzi di trasporto: treni d’epoca, tram, yacht per per un evento in movimento a cui abbinare l’esperienza di visita dei luoghi più iconici di una zona
– Loft industriali: ex fabbriche, stazioni, magazzini e spazi polifunzionali trasformati in sedi dal design contemporaneo.
– Siti archeologici: luoghi unici per valenza storico artistica e per funzionalità degli spazi conferiscono all’evento una componente di esclusività
Individuato il luogo più ispirante l’esperienza da offrire in abbinamento, da una degustazione al team work, andrà pensata valorizzando e prendendo spunto dalle peculiarità dello spazio
3.Capienza
La dimensione del luogo prescelto va determinata in relazione al numero dei partecipanti e all’organizzazione del tempo degli ospiti; se poco spaziosa, potrebbe creare situazioni di confusione e stress, se sovradimensionata distacco e disagio.
4. Accessibilità ospite/fornitore
Valutazione delle distanze da sede ufficio, stazioni ferroviarie, metro, eventuali ztl esistenti in zona e presenza di parcheggi nelle immediate vicinanze è fondamentale per il partecipante
Zone di carico e scarico, orari e limiti per gli allestimenti evento per il fornitore
5. Extra costi di noleggio
Ogni struttura può prevedere una serie di costi aggiuntivi oltre al prezzo dell’affitto da non tralasciare in sede di conferma: spese per pulizie finali, servizi di allestimento e disallestimento in orari pre/post evento, servizi di sicurezza obbligatori
Importante definire se la location sia interamente in esclusiva e l’eventuale obbligatorietà stabilita dallo spazio all’uso di determinati partner per l’evento (catering, servizi audio/video, allestimenti)
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